Software TPV para bares, descubre cómo puede ayudarte en tu negocio

Para todo aquel que sea dueño o gerente de un bar, o tiene pensado serlo, es importante que tenga conciencia de los aspectos fundamentales en el éxito o fracaso de un negocio como este. Un elemento clave es el servicio, no solo debe ser de buena calidad, sino que también debe ser fluido y eficiente, procurando mantener el hilo de atención constante y reduciendo el número de errores, que no solo perjudican la experiencia del cliente, también afecta a las finanzas de la empresa.

En busca de lograr este importante objetivo, se debe tener muy claro que son necesarios equipos básicos que vayan acorde con el nivel de demanda y el patrón de consumo que presenta la masa de consumidores actual. Para ello se cuenta con la tecnología que avanza en diferentes direcciones; la administración y la asistencia de procesos en negocios hosteleros es una de ellas. En esta ocasión te contaré un poco acerca del software TPV para bares, sus características, importancia y cómo este puede ayudar a mejorar y hacer crecer tu negocio.

¿Qué es un software TPV para bares?

En general, un software TPV para bares es un programa informático diseñado para funcionar como un terminal de punto de venta (de allí “TPV”), mientras que a su vez, sirve para gestionar todo lo que está relacionado con las ventas, desde la toma del pedido hasta el pago del mismo por parte del cliente.

También es posible monitorizar y llevar a cabo diferentes tareas que tienen que ver con el resto de elementos inmiscuidos en el funcionamiento del bar. Básicamente, es posible tener en un mismo lugar (virtual) todo lo que se necesita para el funcionamiento óptimo de un bar y la prestación de sus servicios, mientras que se registra la detección de tareas y problemas, lo que se traduce en un aumento en la eficiencia de nuestro negocio, lo que nos permitirá ahorrar costes e incrementar nuestros beneficios.

Importancia del uso de un software TPV para bares

Es indiscutible que la necesidad de poseer un software TPV para bares como parte de un negocio, se ha incrementado cada vez más y más a medida que la automatización de procesos se ha hecho parte de la vida normal de las personas a través de los años.

Se puede pensar a primera vista que un software TPV para bares está hecho específica y únicamente para los camareros, cajeros y equipo de cocina; pero, la realidad es que este sistema tiene una utilidad muy importante para la gerencia y demás supervisores, con él es posible monitorizar desde el estado y evolución del inventario, hasta la calidad de los procedimientos que llevan a cabo los equipos de trabajo en sus áreas particulares. Un software TPV para bares genera informes con análisis detallados sobre todo lo que un gerente necesita saber para diagnosticar el estado del negocio que tiene a cargo.

Aumenta el consumo de los clientes

Los clientes de un bar se suelen sentir significativamente más cómodos con el hecho de poder solicitar sus pedidos a través de un menú digital, sin la necesidad de la interacción directa con algún empleado, ya que es mucho más ágil y no necesitamos estar pendientes de ser atendidos. La información que ofrece un software TPV para bares acerca de las características de las bebidas y los aperitivos, sus combinaciones recomendadas e incluso las opiniones que hayan dejado los clientes sobre cada artículo dentro del menú en específico, resulta ser de gran interés para cualquiera que sea nuevo en el lugar o no lo visite frecuentemente.

Esta mayor sensación de confort y personalización en el proceso para hacer pedidos, ha demostrado que influye positivamente en el aumento del consumo por cliente. Al sentirse con mayor libertad de explorar el menú y recibiendo más información de cada producto, las personas tienden a pedir cosas extras respecto a lo que tenían planeado por la curiosidad y necesidad de probar algo nuevo.

¿Software TPV para bares en la nube o local?

En líneas generales, es posible adquirir un software TPV para bares en una de dos modalidades, las cuales están diferenciadas por la manera en la que se almacena y se accede a la base de datos que este registra. De ellas te comentaré un poco ahora, para que tengas una mejor idea de cuál podría convenirle más a tu negocio, según veas que se ajuste a tus gustos y a las necesidades de tu esquema administrativo y de trabajo.

TPV en la nube

Como lo indica su nombre, esta clase de software funciona en su totalidad a través de la nube. Esto significa que es posible acceder a él desde cualquier parte, con un dispositivo con conexión a internet, si posees los datos de acceso correspondientes. Lo que quiere decir que podrás conocer en tiempo real y desde cualquier ubicación el estado de tu negocio.

Esta es una posibilidad muy útil cuando te encuentras a cargo de más de un negocio o trabajas en varios proyectos y no es posible acudir personalmente al establecimiento cada día. Así podrás llevar un mínimo control diario sobre lo que ocurre en cada uno.

También es útil cuando se trata de economizar en equipos de almacenamiento, ya que no será prácticamente necesario invertir en este tipo de hardware, contando con un almacenamiento virtual.

TPV local

Lo que caracteriza a este tipo de TPV es que necesita ser instalado específicamente en el hardware que se convertirá en el equipo central para el software y por el cual se pueda acceder a la información y configuración del programa.

Para muchos, la ventaja que ofrece esta clase de software TPV, es que se muestran más seguro antes la posibilidad de manipulación y robo de información, gracias a que es muy reducido el número de opciones para el acceso, ya que necesitas acceder de manera presencial.

Para adquirir algún programa como este, normalmente deberás pagar una única vez por la instalación y la licencia para el uso de la totalidad de sus funciones. Después, los pagos que se harán serán anuales probablemente en función de los equipos que lo utilicen y también para cubrir mantenimiento, servicio técnico regular y las actualizaciones correspondientes.

Ventajas de un software TPV para bares

Una vez que tienes claro en lo que consiste un software TPV para bares, lo importante que resulta ser en la digitalización y automatización de los procesos, por consecuencia de las finanzas también, y algunas otras características, ahora es momento de comentarte unas cuantas de las muchas ventajas que te ofrece este programa cuando lo empleas en la gestión y administración de un bar.

Está diseñado de forma específica

Existen algunos programas dedicados a la gestión de empresas comerciales y sus distintos procesos, pero, a diferencia de ellos, un software TPV para bares está diseñado específicamente para las tareas de un bar o algún establecimiento similar. Lo que esto significa es que aprender a utilizarlo puede ser un proceso un tanto intuitivo, el cual sería fácil de aprender por cualquiera que tenga un mínimo de experiencia en la hostelería.

Para un negocio como un bar, es muy rentable poder reducir los costes de tiempo dedicados al entrenamiento de nuevo personal, lo que se traduce en ahorro de dinero, debido a que en la hostelería es normal tener una alta rotación de empleados.

Procesos de venta automatizados

No cabe duda de que esta es de las características más destacables de un software TPV para bares por su gran aporte a la hora de realizar este tipo de procesos. Automatizar la gestión de ventas significa simplificar un complejo proceso que involucra a varias personas, lo que aumenta la posibilidad de error y la cantidad de tiempo requerido para ejecutar dicho proceso.

Reducir el tiempo en el que un cliente es atendido por completo, se traduce en dejar más espacio para que más clientes transiten y consuman en el bar, lo cual va en consonancia con el objetivo de maximizar ganancias.

Gestionar el inventario

Un control preciso del stock puede resultar vital para el éxito de un bar. Un software TPV para bares permite registrar y mantener actualizada la información sobre el inventario de bebidas y comidas que se utilicen para elaborar el menú. Con estos programas se logra una actualización en tiempo real, debido a que este modifica las cantidades según se vayan despachando los pedidos.

Además, resulta muy práctica la función para registrar la información de contacto de los proveedores, para que cuando sea necesario reabastecerse de algún producto, el procedimiento de avisar al proveedor correspondiente sea mucho más eficiente y con menos posibilidades de errores que podrían significar importantes pérdidas financieras.

Generación de informes

Las estadísticas e informes que genera un software TPV para bares es una función que representa un importante recurso para la gerencia y la toma de decisiones. Obtener información detallada de cómo se dan las ventas, su relación con el tiempo y los costes e ingresos que conllevan, es de gran valor para cualquier gerente que desee diagnosticar su negocio y determinar qué problemas debe resolver y qué logros debe reforzar para mejorar el rendimiento.

Gracias a esto, el diseño de planes se puede hacer con mejor precisión acorde a la realidad de la situación y con mayores probabilidades de éxito.

Aumentar la fidelidad de los clientes

Esta ventaja está relacionada con la anterior, la información estadística que se obtiene por parte de un software TPV para bares va un poco más allá de las ventas y la calidad del servicio, este programa también es capaz de registrar y almacenar datos del perfil de los clientes y sus patrones de consumo dentro del bar.

La utilidad de dicha información es la de desarrollar estrategias a partir de ella que logren aprovechar estos patrones para explotarlos, mientras que además se logran desarrollar mejores campañas y promociones que tienen el objetivo de atraer a nuevos clientes.

Nos ayuda en las finanzas

La forma en que este programa funciona como terminal de punto de venta para gestionar de forma integral todo el proceso de venta, brinda la posibilidad de reducir en gran medida las probabilidades de errores e inconvenientes que tengan que ver con el cuadre de la caja registradora.

Quien tenga el acceso a los datos que registra el software TPV para bares de tu empresa, podrá comparar la liquidez disponible con los ingresos obtenidos y así no perderse de ningún detalle de las finanzas de un negocio tan complejo como lo es un bar.

Facilita la gestión de personal

Siempre el objetivo es hacer crecer el negocio, pero con esto viene un aumento en el número de empleados y se hace más compleja la tarea de mantenerse al tanto de la calidad de sus trabajos. Con un software TPV para bares podrás tener centralizado un control sobre la gestión y el registro del trabajo de cada empleado, a partir del momento en el que inicia hasta que culmina su jornada laboral.

Con esta útil función no solo logras determinar problemas en tu equipo de trabajo, también puedes reconocer individualmente a quienes realizan una labor destacable y son merecedores de recompensación, una buena estrategia para motivar al resto a mejorar.

Facilita la declaración de impuestos

Este software registra y almacena casi todo lo que necesitas, sabremos los ingresos diarios, pudiendo agruparlos y consultar el rango de fechas que deseemos, lo que nos facilitará en gran medida la tarea de declarar nuestros beneficios de cara a hacienda.

Es ecológico

Optar por un software TPV para tu bar, significa dejar de utilizar una enorme cantidad de cartón y papel en la fabricación de libretas, cartas, informes de venta e inventario, además de que se tiene la posibilidad de no imprimir facturas, siempre y cuando el cliente esté de acuerdo con que se le envíe de forma electrónica.

En conclusión, le recomendamos en gran medida el empleo de un software TPV en su bar, ya que hará que todas las labores diarias realizadas en su negocio sean más sencillas y menos tediosas además de reducir enormemente las posibilidades de error.