¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de comprar un TPV?

En el pasado cuando comenzaba a ponerse en marcha cualquier pequeño negocio, la mayoría solo acepta efectivo o cheques como medio de pago. Sin embargo en la actualidad, por muy pequeño que sea un negocio (sobre todo de hostelería) tiene la oportunidad de ampliar el método de pago usando un terminal punto de venta. A continuación en esta guía te enseñamos que debes tener en cuenta al comprar un TPV ¡Sigue leyendo!

¿Qué es un TPV?

TPV son las siglas de Terminal Punto de Venta y es además la denominación otorgada a un aparato electrónico muy pequeño, pero con grandes beneficios.

Este es un dispositivo que opera como una pasarela de pagos para tarjetas de débito o crédito, gracias a que tiene instalado un software POS y en algunos casos incluyen escáner de código de barras o impresora de recibos.

Una máquina de estas, hace lo mismo que las cajas registradoras del pasado, solo que su funcionamiento se basa en el uso de tecnología punta.

Ventajas de comprar un TPV

Métrica de ventas

Un terminal punto de venta es una herramienta efectiva y necesaria en cualquier negocio porque al final del día no solo refleja la cantidad de dinero ganada; sino que muestra un análisis sobre el rendimiento de sus productos así como un seguimiento general de las transacciones.

Aumentan los ingresos

Cada vez son más los clientes que prescinden del efectivo y prefieren pagar con tarjetas de crédito o débito, pero aún muchos negocios no han llegado a este nivel de digitalización. Por esta razón, tener un dispositivo TPV nos brinda una clara ventaja frente a la competencia y aumenta el nivel de comodidad para los clientes.

Todo esto se traduce en más personas prefiriendo nuestros productos o servicios, lo que repercute al final del día directamente en los ingresos obtenidos.

Mayor seguridad

Las cajas registradoras son un imán para los delincuentes, pero cuando los pagos se procesan en mayor medida por un TPV, la cantidad de efectivo se reduce y se minimiza también las posibles pérdidas en caso de robo.

Gestión personalizada para los clientes

El software POS captura datos básicos de los clientes, como el nombre e historial de pedidos; gracias a ello se puede identificar cuáles son sus preferencias y brindar una atención más personalizada.

10 Criterios para comprar un TPV

1 Tipo de TPV

El primer paso antes de comprar un TPV es identificar cuál es el tipo de dispositivo adecuado, pero esto es algo que depende principalmente del tipo de negocio en el que lo vamos a utilizar. Por ejemplo, se debe evaluar la cantidad de tiempo que opera, la cantidad de tickets que puede imprimir e incluso si la pantalla táctil puede soportar tantos pulsos durante el día.

Además hay que tener en cuenta que la opción más barata puede que no sea la más conveniente.

2 Funcionalidad

Un buen TPV debe ser capaz de procesar transacciones con diferentes tipos de tarjetas, ya sean de crédito o débito. Además de esto hay servicios y software adicionales que son muy útiles y vale la pena considerar también. Por ejemplo, comprar un TPV que se encuentre equipado con una caja registradora es quizás el criterio decisivo en nuestra elección, pues esto permite que su funcionalidad se pueda expandir.

3 Garantía

Ningún dispositivo electrónico o digital está exento de sufrir averías o de estropearse, por eso siempre hay que inclinarse por aquellos cuyo fabricante ofrezca un tiempo prudente de garantía. Hay que prestar especial atención a este punto y no simplemente asumir que la tiene; porque de hecho, muchos TPV que podemos encontrar en el mercado carecen de ella o simplemente la tienen, pero con muy poco alcance.

Otro problema con este aspecto es que los fabricantes o empresas distribuidoras al no tener soporte en Español o en nuestra ubicación local, los tiempos de espera para ser atendidos, en caso de reclamar o de tramitar la garantía son exageradamente largos. Así que, hay que evaluar el tipo de soporte que tienen y preguntar a dónde se debe llevar el dispositivo si se requiere reclamar la garantía.

4 Movilidad

Aunque comprar un TPV con caja registradora es una excelente alternativa para muchos negocios, los TPV móviles también son de gran utilidad en muchos casos. Por ejemplo, en la industria de la hostelería, los clientes se sienten más cómodos si pueden cancelar su factura desde la mesa donde están ubicados; por lo tanto, contar con TPV móvil que pueda ser trasladado hasta allí es fundamental para mejorar la experiencia del cliente.

De acuerdo a esto, entonces puede ser de utilidad elegir un terminal punto de venta móvil que pueda integrarse a la caja registradora, en el que el huésped o cliente pueda pagar sin levantarse de su mesa.

La movilidad de estos equipos es también importante para resguardarlos después de cada jornada de trabajo, pues se pueden guardar bajo llave en un lugar seguro.

5 Impresión de recibos

Esta es una de las características más importantes en un TPV, pues de ello depende que los clientes se sientan tranquilos obteniendo un recibo que refleje los gastos cargados en su tarjeta.

Muchos de estos aparatos carecen de impresora integrada en su hardware, por esta razón hay que verificar este aspecto antes de concretar una compra.

6 Facilidad de uso

No debería ser necesario que los empleados tengan conocimientos técnicos de tecnología, comercio o administración para poder procesar los pagos de un negocio usando un terminal punto de venta.

Es un criterio fundamental que el sistema o software sea de una complejidad media y que cualquier persona pueda manejarlo sin complicaciones y sin tener que hacer un curso de capacitación avanzado para ello.

Muchos de estos dispositivos tienen un diseño intuitivo, pero otros en cambio se caracterizan por ser más especializados. Pero de nada sirve comprar un TPV complejo que solo tú puedas usar, cuando no siempre estarás en la caja registradora o atendiendo al cliente al momento de pagar.

7 Conectividad

Aunque en las tiendas o negocios minoristas, almacenes y pequeños restaurantes existen ubicaciones fijas para que los clientes se acerquen a realizar los pagos, no siempre esto sucede y es imprescindible que el terminal punto de venta tenga diferentes tipos de conectividad. Por eso, puede que la conexión WLAN no siempre sea suficiente y los TPV necesiten una conectividad a través de Bluetooth, datos móviles o conexión WIFi.

8 Proveedor

El paso siguiente después de determinar cuál es el tipo de TPV que le conviene a tu negocio o cuáles son las funciones que mejor se adaptan a tu mercado, es investigar el historial del proveedor.

Lo que debemos investigar son detalles sobre su empresa, nivel de atención al cliente, experiencia de clientes previos y la rapidez de respuesta del soporte técnico. Generalmente cuando un proveedor no tiene una buena reputación en el mercado, lo más posible es que la experiencia que tengas sea negativa.

Esto sucede en la mayoría de los casos, al comprar dispositivos demasiado baratos, pues para mantener un precio cómodo se sacrifican ciertos aspectos que definitivamente ponen en juego la eficiencia de nuestro negocio.

9 Gestión del personal

Todo éxito empresarial depende principalmente del eficiente desempeño de sus empleados y lo que muchos no saben es que los TPV pueden ayudar en la gestión del personal.

Mediante estos dispositivos se puede hacer un seguimiento de las horas que trabaja cada empleado y se puede determinar el nivel de productividad que tiene durante su desempeño; para lograr esto al final del día o del turno, es preferible elegir un terminal que sea capaz de mostrar un análisis de la cantidad de horas trabajadas por el empleado y la cantidad de ingresos que generó en dicho periodo.

10 Pago Offline

Gracias a ello los clientes pueden cancelar sus facturas sin importar que la conexión a internet sea mala o se caiga de un momento a otro.

Además, los pagos fuera de línea ofrecen otras ventajas, por ejemplo, ahorra unos centavos en el coste mensual del proveedor de internet, la seguridad cibernética es mayor porque no se hace el proceso en la nube y en algunos casos los sistemas POS son más económicos, entre otros.

Obviamente como casi todo en la vida, el pago offline también tiene algunas deficiencias. Una de ellas es el hecho de que las actualizaciones del software deben hacerse manualmente y en muchos casos se requiere un técnico especializado; la instalación en la caja registradora del hardware es muy compleja y costosa, no se realizan copias de seguridad automáticas y los proveedores de este servicio cobran altos costes por integrar funciones externas.

¿Cómo elegir un buen proveedor de TPV?

Hay muchas ofertas de cebo u ofertas demasiado baratas en el mercado, pero recuerda que quien compra barato puede pagar dos veces. Obviamente no todas las ofertas económicas tienen que ser malas, pero antes de concretar cualquier compra es importante leer las letras pequeñas, para evitar cualquier tipo de contratiempos.

Es posible que en los términos y condiciones, el proveedor de TPV incluya algunas cláusulas a su favor. Un ejemplo de lo que debemos evitar con respecto a los proveedores de este tipo de dispositivo es:

Cobro de tarifas extras por la actualización del software cada cierto tiempo. Estas actualizaciones son necesarias lo quieres o no, ya que es la única manera de que el dispositivo opere de forma eficiente y que se añadan las nuevas funcionalidades que agregan los desarrolladores al sistema.
Altos costes o tarifas excesivas por el pago con tarjetas de crédito. Algunos proveedores cobran comisiones muy altas por cada pago con tarjeta de crédito y estas suelen ser, a base de un porcentaje establecido de acuerdo a la cantidad a pagar.
Aunque los más conocidos son los TPV como Verifone H5000, este en realidad se considera un equipo obsoleto debido a que ya no está actualizado e incluso muchos proveedores ofrecen TPV reacondicionados o usados.
Tarifas de cancelación, es decir que se debe pagar una cantidad establecida si se cancela el contrato con el proveedor antes del tiempo establecido inicialmente.

¿Es mejor alquilar o comprar un TPV?

El TPV no solo se puede comprar, sino que un dispositivo como el sistema POS se puede alquilar directamente desde un proveedor o a cualquier empresa que proporcione este servicio. Ambas formas de obtenerlo tienen ventajas, pero por supuesto, también tienen algunos contratiempos.

Nosotros no podemos hacer una recomendación clara u objetiva, debido a que las necesidades de cada negocio son diferentes; pues la conveniencia en este aspecto, se basa en el tipo de mercado o industria en la que se desenvuelve, tipo de uso.

No obstante, recuerda que al ser propietario del terminal punto de venta controlas exclusivamente todo el acceso que se haga a los datos de tu negocio, mientras que en los TPV en alquiler, muchas veces son terceros los que se encargan de acceder a dichos datos, poniendo en juego tu seguridad económica.

Obtener un TPV en alquilar puede ser una alternativa viable cuando se necesita para un corto plazo de tiempo por su baja inversión; pero cuando lo necesitas para establecerlo en tu negocio por un tiempo indefinido, a largo plazo es mejor comprar un TPV propio.

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